Valsts un pašvaldību institūcijas, uzņēmumi un sabiedriskās organizācijas glabā dokumentus   papīra, gan elektroniskā formātā par darbiniekiem, klientiem un privātpersonām. Nereti šī informācija nav sakārtota – klasificēta atbilstoši lietvedības nomenklatūrai, kā arī dokumenti, tos neabilstoši glabājot, bojājas un pie nepieciešamības nav atrodami. Vienlaicīgi dokumenti jāaizsargā no nesankcionētas piekļuves, savukārt pēc glabāšanas termiņa beigām dokumentu legāla iznīcināšana notiek pēc arhivējamo dokumentu aprakstīšanas, uzskaites sarakstu un iznīcināšanas aktu saskaņošanas ar Latvijas Nacionālo arhīvu.