Kārtošana

SIA ARHIVĀRS veic visa veida dokumentu/ datņu kārtošanu (arhivēšanu) lietās – novērtēšanu, klasificēšanu atbilstoši lietu nomenklatūrai un aprakstīšanu un glabāšanas termiņa noteikšanu atbilstoši dokumenta arhīviskajam novērtējumam un normatīvajam regulējumam.

Pēc kārtošanas tālākais dokumentu ceļš:

  • uzskaites sarakstu sagatavošana un saskaņošana ar Latvijas Nacionālo arhīvu
  • iznīcināšanas aktu sagatavošana un saskaņošanā ar Latvijas Nacionālo arhīvu
  • glabāšana specializētās telpās/serveros vai klients turpina tos glabāt pie sevis vai
  • dokumentu, kuriem beidzies glabāšanas termiņš un saņemti saskaņojumi neatgriezeniska iznīcināšana

Pareiza dokumentu arhivēšana ir svarīgs nosacījums katra dokumenta saglabāšanai ilgtermiņā un pastāvīga to pieejamība – spēja operatīvi atrast Jums nepieciešamo fonda dokumentu.

Dokumentu sagatavošanas posmi nodošanai arhīvā

  • Dokumenta arhīva vērtības pārbaude,
  • lietu veidošana, sistematizēšana lietas ietvaros un uzskaite;
  • numerācija, inventarizācijas izveidošana, ja nepieciešams;
  • lietu vāku dizaina izvēle, apzīmogošana un kodēšana – numurēšana;
  • pieņemšanas akta noformēšana arhīvā, lietu metadatu reģistrēšana arhīva pārvaldības datubāzē

Lietas, kuras saskaņā ar arhīva standartiem jāuzglabā uz laiku (mazāk nekā 10 gadus), jāpabeidz daļēji, neiesniedzot un neapkopojot galīgo aprakstu, numerāciju.

Procedūra dokumentu pārsūtīšanai uz arhīva glabāšanu

Kad arhīva faili ir gatavi un pārbaudīti, tos var pārsūtīt glabāšanai arhīvā.

SIA ARHIVĀRS personāls sagatavos dokumentus glabāšanai arhīvā, kā veic dokumentu koordināciju un nodošanu valsts glabāšanai – faktisku dokumentu lietu pakošanu un nogādi arhīvā.

Process noslēdzas ar dokumentu, dokumentu lietu un uzskaites sarakstu pārbaudi un pieņemšanas – nodošanas akta sastādīšanu arhīvā. Pareiza lietu sistematizēšana un sagatavošana arhīva glabāšanai ļauj nākotnē atrast nepieciešamos dokumentus un bez problēmām strādāt ar tiem.

Dokumentu nodošana arhīvā pēc organizācijas likvidācijas

Uzņēmuma likvidācija ir ilgs un apgrūtinošs process, tāpēc nepieciešama rūpīga un profesionāla pieeja. Pirmkārt, jums ir pareizi jāsagatavo visa dokumentācija arhivēšanai un glabāšanai. Saskaņā ar noteikto kārtību dažu veidu dokumenti jāiesniedz attiecīgajām valsts institūcijām. Pārējie tiek iznīcināti vai nodoti glabāšanai vai citās glabātavās pirms šo dokumentu glabāšanas termiņa beigām.

Dokumentu pieejamība nodrošinās pierādījumu esamību Jūsu tiesību aizsardzībai iespējamos administratīvos procesos, piemēram, nodokļu iekasēšanas, vai civil/kriminālprocesos.




labākais partneris dokumentu sagatavošanā arhīva glabāšanai profesionāls serviss un konfidencialitāte.